Kompleksowa organizacja dwudniowego wydarzenia – spotkania z przedstawicielami Sieci Międzynarodowych oraz konferencji Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego (FERS) 2021-2027

Kompleksowa organizacja dwudniowego wydarzenia – spotkania z przedstawicielami Sieci Międzynarodowych oraz konferencji Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego (FERS) 2021-2027

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi kompleksowej organizacji dwudniowego wydarzenia – spotkania z przedstawicielami Sieci Międzynarodowych oraz konferencji Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego (FERS) 2021-2027. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.

Warszawa

Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi kompleksowej organizacji dwudniowego wydarzenia – spotkania z przedstawicielami Sieci Międzynarodowych oraz konferencji Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego (FERS) 2021-2027 (zwanego dalej: "wydarzeniem”) w Warszawie. Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie usług gastronomiczno-cateringowych, transportowych, usług tłumaczenia, produkcji i dostawy materiałów reklamowych i wystawienniczych, usług drukowania i powiązanych, usług w zakresie promocji, usług organizacyjnych i nadzoru, usług dostępu dla osób niepełnosprawnych oraz pozostałych usług w związku z organizacją dwudniowego wydarzenia w Warszawie dla max. 120 uczestników. Dwudniowe spotkanie planowane jest w dniach: 1-2 czerwca 2023 r., z tym, że 1 czerwca br. zostanie zorganizowane spotkanie z przedstawicielami Sieci Międzynarodowych, a drugiego dnia tj. 2 czerwca br. odbędzie się konferencja Programu FERS 2021-2027. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany podanego terminu tylko na jego wniosek. O zmianie daty Zamawiający poinformuje Wykonawcę nie później jak na 10 dni po podpisaniu umowy. W takiej sytuacji wszystkie daty wymienione w OPZ powinny zostać adekwatnie dostosowane. Nowy termin zostanie wtedy ustalony za porozumieniem stron. Zamawiający zastrzega prawo bezkosztowej rezygnacji z usługi do dnia 10 maja br. 3. Zamawiający przewiduje prawo opcji. Zamawiający w ramach prawa opcji przewiduje: a) USŁUGI TRANSPORTOWE

1) Wynajem jednego lub dwóch autobusów i przewóz jednej lub dwóch grup (w zależności od ilości osób biorących udział w wydarzeniu) liczących po maksymalnie 55 osób na terenie Warszawy na podstawie zleceń, pomiędzy dwiema częściami wydarzenia, w dniu 01.06.2023 r., tj. z miejsca organizacji kolacji do maksymalnie trzech hoteli, w których zakwaterowana będzie większa część uczestników – maksymalnie ok. 20 km. Usługa obejmuje wynajem jednego lub dwóch autobusów dla maksymalnie 55 osób. Szacunkowa wartość opcji nr 1 nie przekroczy kwoty 2740,00 zł brutto. 2) Dostarczenie gotowych materiałów promocyjnych, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia do siedziby Zamawiającego (Centrum Projektów Europejskich przy ulicy Domaniewskiej 39a, Warszawa) najpóźniej do dnia 22.05.2023 r. do godz. 16:00 i umieścić je w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Materiały niezgodne z zamówieniem nie zostaną przyjęte (Wykonawca ma obowiązek ich natychmiastowego zabrania na własny koszt). W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości/niezgodności z OPZ Wykonawca zobowiązany jest do ponownego przygotowania materiałów i dostarczenia ich do siedziby Zamawiającego najpóźniej do 29.05.2023 r. do godziny 16:00. Szacunkowa wartość opcji nr 2 nie przekroczy kwoty 1370,00 zł brutto. b) USŁUGI DOSTĘPU DLA OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH 1) W przypadku zgłoszenia uczestnictwa w wydarzeniu przez osobę z niepełnosprawnością, Wykonawca zapewni równy dostęp takiej osobie/osobom do udziału w wydarzeniu (np. asystenta osoby z niepełnosprawnością, tłumaczenia języka migowego, przewodnika osoby niewidomej, pętli indukcyjnej, systemu FM, instalacji programów powiększających, mówiących, drukarek materiałów w alfabecie Braille’a, montażu tymczasowych podjazdów, platform, wind; oznakowanie obiektu tablicami z treścią w alfabecie Braille’a, zapewnienie specjalistycznego transportu na miejsce organizacji spotkania). Szacunkowa wartość opcji nr 3 nie przekroczy kwoty 500,00 zł brutto.

Przedmiot niniejszej umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

1. Wykonawca spełni warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Warunki te zostały opisane przez Zamawiającego w rozdziale VII SWZ. 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawca, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w rozdziale XV SWZ. Informacje o tym, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu, zostaną zawarte w oświadczeniu, które stanowi Załącznik nr 2 do SWZ. 3. Kryteria oraz sposób oceny kryteriów zostały opisane przez Zamawiającego w Rozdziale XVII SWZ tj.:1. Łączna cena brutto zamówienia- max. 75 2.Doświadczenie koordynatora (DK)- max.20 Aspekt społeczny- zatrudnienie od momentu przekazania przez Zamawiającego zlecenia organizacji spotkania w ramach zamówienia co najmniej 1 osoby z grupy społecznie marginalizowanej - 5.

1. Umowa zostanie podpisana zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ.

2. Rozliczenie prowadzone będę w walucie polskiej (PLN).

3. Zamawiający przewidział zmiany umowy w § 11 projektu umowy.

Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 132 w związku z art. 359 ust.1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2022 r. poz.1710), dotyczącego zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, wymienione jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem elektronicznej platformy zakupowej dostępnej pod adresem strony internetowej: https://cpe.ezamawiajacy.pl

Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty: Formularz Ofertowy – dokument składany w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną wraz z wymaganymi załącznikami, sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 1 do SWZ. W przypadku złożenia oferty na innym formularzu, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz ofertowy nie podlega uzupełnieniu na zasadach regulowanych przepisami art. 128 ust. 1 ustawy, tym samym brak złożenia Formularza ofertowego lub złożenie Formularza ofertowego niezawierającego wszystkich wymaganych przez Zamawiającego informacji, spowoduje odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 lub 6 ustawy; oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale VII SWZ, sporządzone i wypełnione według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do SWZ. Oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, ww. oświadczenie składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z ww. oświadczeniem, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. Oświadczenie musi zostać złożone w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy/ każdego Wykonawcy występującego wspólnie/innego podmiotu.

7.3 dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający, że oferta została złożona przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy (należy przez to rozumieć osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy/ podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy. Jeżeli umocowanie do składania oświadczeń woli nie wynika z dokumentów rejestrowych, należy dołączyć oryginał stosownego pełnomocnictwa w postaci dokumentu elektronicznego (tj. podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby, których umocowanie wynika z dokumentów rejestrowych), lub uwierzytelnionej notarialnie elektronicznej kopii pełnomocnictwa tj. kopii pełnomocnictwa poświadczonej za zgodność z oryginałem z elektronicznym poświadczeniem zgodności z okazanym dokumentem na podstawie art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 Prawa o notariacie) – w przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowaną w dokumencie rejestrowym wykonawcy; Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (tj. w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem elektronicznym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego. c.d. w pkt VI.4.3 SWZ

Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie określonej w art. 508 uPzp. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, że Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy

użyciu środków komunikacji elektronicznej. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób.

cd. z VI.3 : 7.4 oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy PZP (jeśli dotyczy). Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Wykonawcy składają oświadczenia (o ile dotyczy) w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub w innym dokumencie. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik Nr 4 do SWZ.

7.5 odpis lub informację z KRS, CEiIDG lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów

8. Informacje dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa:

8.1 Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które Wykonawca zastrzeże jako tajemnicę przedsiębiorstwa, przekazuje się w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku.

8.2 Wykonawca zobowiązany jest wraz z przekazaniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, wykazać spełnienie przesłanek określonych w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zastrzeżenie przez Wykonawcę informacji bez wykazania, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, będzie traktowane przez Zamawiającego jako bezskuteczne.

Szczegółowy opis w rozdziale XII SWZ

Termin związania ofertą do 3.07.2023 r.

Zamawiający, zgodnie z art. 139 ust. 1 uPzp, przewiduje dokonanie w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Podmiotowe środki dowodowe żądane od Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej, Zamawiający wskazał w rozdz. VII, ust. 10 SWZ

Zamawiający będzie przetwarzał dane osobowe uzyskane w trakcie postępowania.

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.